2011-es nyári tábor szervezésének előkészítése

Idén is eljött az idő, hogy elkezdjünk felkészülni a következő évi nagy nyári táborunkra.
Ahogy az eddigi években, az elnökség döntése alapján most is pályázatot írunk ki a tábori koncepció és a szervezői csapat tekintetében.
Azonban szeretnénk jelezni, hogy a nyári táborok olyan nagy rendezvények lettek az elmúlt években, hogy inkább a társaság egészének összefogására van szükség sikeres lebonyolításukhoz és nem feltétlenül egymást kizáró koncepciók versenyére. Ezért ebben a topikban a pályázatírással kapcsolatos kérdések és észrevételek mellett azoknak a jelentkezését, hozzászólásait várjuk, akik valamilyen szerepkörben szeretnének részt venni a tábor szervezésben, akkor is, ha nincs olyan pályázó szervezői csapat, amelyhez már kapcsolódtak.




A táborszervezést természetesen (a pályázat keretein belül) bármilyen szervezési struktúrában lehet gondolkodni, azonban az eddigi táborszervezési tapasztalatok alapján a következő posztokra valószínűleg szükség lesz a táborban:

Főszervezői stáb: táborvezető, logisztikai/pénzügyi főszervező, keretjáték főszervező, program-főszervező, közösségvezetői főszervező



Közösségvezetők: Az MTT táborok központi elemét a kétféle rendben működő közösségek jelentik: a 4-8 általános tevékenységközösség (átfogó csapatok: népek, nemzetségek; kisközösségek: családok), és a 8-12 specifikus alkotóközösség (rendek, céhek). E közösségeknek vannak egyszemélyi vezetői, illetve lehetnek helyetteseik, segítőik. (Mivel mind időtartamban, mind élményanyagban a közösségekben folyó tevékenység a legfontosabb a táborozók számára, az itteni vezetők különösen nagy felelősséget viselnek.)

Programszervező stáb: a program-főszervező vezetésével egy 3-5 fős szervezői csapat egy 2-4 fős helyszíni segítői körrel együtt a közösségvezetői igényeknek megfelelően kialakítja a tábor programbeosztását, megtervezi, előkészíti és a táborban lebonyolítja a kisközösségi foglalkozásokon kívüli programeseményeket.

A keretjáték-team: Keretjáték főszervező irányításáva egy 2-4 fős szervezői csapat, 4-8 fős helyszíni beépített karakterrel (NPC) a tervezett kisközösségi- és a nagy közös programok lebonyolításához, a táborozók tevékenységének motiválásához, illetve az egész tábori hangulat megalapozásához egy tolkieni kerettörténetet alkot meg, és előkészíti, illetve a helyszínen lebonyolítja a keretjáték főbb eseményeit (előadások, szituációk)

Logisztikai/pénzügyi team: A logisztikai főszervező vezetésével egy 2-3 fős szervezői csapat, 1-két fős helyszíni segítővel, illetve a konyhai személyzettel együtt a konkrét programokon kívül minden általános szervező munkát elvégez. Különös felelőssége: a tábori reklám, PR szervezése; a jelentkezések, és pénzbefizetések koordinálása, a szállás és étkezéssel kapcsolatos előkészítő és helyszíni teendők ellátása; a közösségek tevékenységéhez, illetve a közös programok lebonyolításához szükséges beszerzések lebonyolítása és a pénzügyi tervezés és végrehajtás (költségvetési tervezés, pénzkezelés, bizonylatok elszámolása, pénzügyi jelentések és nyilvántartások elkészítése).

A táborvezető az egész tábor előkészítésének, és lebonyolításának felelős egyszemélyi vezetője, aki igyekszik fenntartani a tábor szervezés különböző területeinek egyensúlyát, és az övé a végső szó a tábor egészét érintő legfontosabb ügyekben.


Érdemes tehát azon elgondolkozni mindazoknak, akik szeretnének a táborszervezésben részt venni, hogy a fenti szervezői csapatok melyikében, milyen szerepkörben tudják elképzelni magukat. Mivel ez a fórum elsősorban arra szolgál, hogy a potenciális szervezők megtalálják egymást, és valahogy a sok egyéni vágyból összeálljon egy egységes szervezői csapat – érdemes mindenkinek egynél több szervezési feladatra is ajánlkozni. (Hagyományosan túljelentkezés szokott lenni csapatvezetőkből, és az NPC szereplőkből, viszont szintén hagyományosan kevesebb az érdeklődés a logisztikai team-ben való részvétel, vagy a különböző főszervezői posztok betöltése iránt.)

Kiket várunk a szervező csapatba?
Az nyári nagytábor messze az MTT legnagyobb rendezvénye, amellyel kapcsolatban az elmúlt 8 év gyakorlata alapján egy teljesen amatőr szervezői társaságnak kell rendkívül professzionális színvonalú munkát végezni. Emiatt (különösen a felelős vezetői posztokon) két követelménynek kellene megfelelni: egyrészt megfelelő előzetes tapasztalat, ismeret, másrészt pedig elszánás, kitartás, valamint effektív idő és energia a komoly és minőségi közös munkavégzéshez.
(Régi dilemma, hogy vajon az újak, a fiatalabbak, hogy tudnak bekerülni a szervezők közé, ha ennyire sokat számít a tapasztalat? Ezt a követelményt meglehetősen komolyan vesszük, de azért nem olyan bonyolult a megoldás: vagy egy kisebb, nem olyan bonyolult, illetve kevésbé kockázatos MTT-s rendezvényen lehet először kipróbálni a képességeket, vagy a nagytáborban lehet először kisebb szervezői feladatot vállalni…)

Táborvezetőnek mindenképpen olyan személyre lenne szükség, aki már komoly, többéves legalább főszervezői szintű tapasztalattal rendelkezik táborszervezésben, annak minél több területén.

A főszervezői csapat tagjai számára is fontos a táborszervezői tapasztalat, a korábbi évek táboraiban való sikeres szervezői közreműködés.

A közösségvezetők közül a nagyobb csapatok vezetésére elsősorban olyanoknak célszerű jelentkezni, akiknek van pedagógiai, közösségvezető tapasztalata, több ember összefogásához és finom irányításához szükséges karizmája, és mindezt már kipróbálták, megmutatták valamilyen MTT-s rendezvényen. (Egy 20-25 fős MTT-s tábori csapat vezetése rendkívül intenzív feladat – a főszervezők mellett egyértelműen ez a legnagyobb kihívás és egyben próbatétel a táborszervezésben.) A nagyobb csapatok vezetésében közreműködő segítőknek („helyettesek”, „családvezetők”) érthető módon szintén segít, ha van közösségvezetési tapasztalatuk, de esetükben több lehetőség látszik a viszonylag „kezdők” bekapcsolódására/kipróbálására.
Az alkotóközösségek vezetőinek hagyományosan valamilyen konkrét tevékenységben kell magas szintű jártassággal rendelkeznie, illetve mindazokkal a pedagógiai és szervezői képességekkel bírni, amely ezeknek a mások számára való átadásához szükséges.

A logisztikai, a programszervezői és a keretjáték csapat a tagjai számára elsősorban klasszikus „szervezési” ismeretek, az alkotó szemlélet és intenzív problémamegoldó-képességek lehetnek hasznosak.

Külön kiemelném, hogy a táborszervezés: KÖZÖS munka. Mindenféle nagyszerű egyéni képesség, gazdag tapasztalat csak akkor tud hasznosulni, ha a szervezők mindegyike csapatjátékos, aki a saját közvetlen feladatain és céljain kívül tud figyelni a többi szervező igényeire, problémáira. Aki tudja követni a közös munka/közös felelősség elvét, és érvényesíteni a „mindenki segít mindenben, mindenkinek, ahol csak tud” módszerét.

És végül: Az MTT táborok szervezése (mint minden MTT-s szervezés), kicsit mazochista dolog. Nem jár érte pénz, általában több a kritika, mint a közvetlen elismerés, vagy verbálisan megfogalmazott köszönet. Nem árt, ha egy táborszervező önmagában tud annak örülni, ha mások számára végezhet minőségi munkát; ha önmagában jutalomnak tudja érezni, ha hozzájárulhat mások öröméhez elégedettségéhez.


Miért érdemes táborszervezőnek állni?
1. Az MTT-t, mint non-profit szervezetet a közösségért végzett önkéntes munka tartja össze. A tábor a legfontosabb rendezvényünk – aki ennek szervezésében vesz részt, az a lehető legmagasabb szinten járul hozzá ahhoz, hogy legyen ilyen emtété nevű izé jövőre is, meg azután, meg azután, meg azután…
2. Mert a hihetetlen intenzív munka, nagyon komoly szervezési és vezetői tapasztalatokat generál, amit a személyes életben, más közösségekben vagy akár jövendő munkahelyeiden is hasznosíthatsz.
3. Mivel közösséget csak közös tevékenység teremthet és ezért talán nem véletlen, hogy a szervezői csapat majd minden évben a társaság legszorosabb közösséggé válik, sok közös programmal, a munka mellet rengeteg közös kikapcsolódási lehetőséggel. Együtt sírunk, hogy együtt nevethessünk…
4. Ha a szervezők jól végzik a munkájukat, akkor általában az egész társaságban megismerik őket. Tisztelet és rokonszenv fogja övezni személyüket Hirtelen sok barátjuk lesz, és párkapcsolati lehetőségek garmadája tűnik fel előttük…
5. Mert buli…